비서 3급(2018. 11. 13.) - 비서 3급 객관식 필기 기출문제

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비서 3급(2018. 11. 13.) 시험일자 : 2018년 11월 13일

1과목 : 비서실무

1. 김비서는 오늘 첫 출근을 하였다. 업무에 임하는 태도로 가장 바람직하지 않은 것은?

① 회사 조직도를 살펴보고 상사의 조직 내에서의 위치를 파악하고자 했다.
② 상사의 전화번호부를 숙지하고 그간의 업무일지를 살펴보고 자주 전화하는 사람들의 이름과 전화번호를 숙지하고자 했다.
③ 회사에 오래 계신 분을 인사차 방문하여, 회사 내 비공식적인 정보를 파악하고자 하였다.
④ 비서실의 서류철을 보면서 결재 체계에 대해 숙지하고자 하였다.

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2. 김비서는 대표이사 비서로 2층에 있는 일반 직원들의 사무실과 떨어져서 회사 3층에서 근무하고 있다. 상사가 외출한 시간을 이용 하여 은행 업무와 우체국 업무를 처리해야 해서 외출하게 되었다. 외출 전에 김비서가 취할 업무 내용 중 가장 적절하지 않은 것은?

① 대표이사 및 비서의 사무실 전화를 김비서의 휴대전화로 착신 전환되도록 설정하고 외출하였다.
② 문 앞에 ‘외출 중’과 돌아올 예정 시간을 명시한 팻말을 붙인 후 비서실 문을 잠그고 나갔다.
③ 아래층의 부서 직원에게 잠시 외출한다는 것을 알리고 나갔다.
④ 상사에게 외출한다고 들어오시게 되면 알려 달라는 문자를 남기고 나갔다.

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3. 다음 전화응대 중 비서의 전화응대로 가장 적절한 것은?

① 상사 출근 전에 사장을 찾는 전화가 와서 “사장님은 아직 출근하지 않으셨습니다. 출근 하시는 대로 전화를 드릴 테니성함과 전화번호를 알려주세요.”라고 응대하였다.
② 상사와 직위가 같은 분에게 전화를 연결하게 되어 상대방의 비서에게 “같이 연결하죠.”라고 제안을 했다.
③ 상사가 전화 통화를 원하는 사람과 전화를 중개해야 하는 경우는 상대방이 상사보다 먼저 수화기를 들도록 한다.
④ 비서는 상사와 자주 전화 통화를 하는 사람이라도 반드시 용건을 확인한 후 연결한다.

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4. 윤비서는 공공기관의 임원비서이다. 평소 자주 내방하는 산하기관 임원이 상사와의 미팅으로 회사를 방문하였다. 연말연시를 맞이 하여 윤비서에게 고마움을 표시하며 상품권을 선물로 주셨다. 이 상황에서 윤비서의 가장 적절한 태도는?

① 윤비서는 ‘부정청탁 및 금품등 수수의 금지에 관한 법’에 저촉되므로 받을 수 없다고 단호히 사양한다.
② 윤비서는 평소 친분이 있는 분이므로 선물을 받는 것이 예의에 맞다고 생각하여 감사함을 표시하고 받는다.
③ 윤비서는 마음은 감사하지만, 외부 고객으로부터는 선물을 받지 않는 것이 원칙이라고 말씀드리고 사양한다.
④ 윤비서는 일단 선물을 받은 후 상사에게 어떻게 해야 할지상의 드린다.

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5. 김영숙씨는 대학 졸업 후 입사 2일차의 신입 비서이다. 다음 전화 응대에 대한 설명이 가장 적절한 것은?

① (1) : 전화 받을 때는 소속과 비서의 이름을 이야기해야 했다.
② (2) : 상대방이 판단할 수 있도록 어떤 회의인지를 구체적으로 말해야 했다.
③ (3) : 언제 들어오시는지 상세하게 응대했어야 했다.
④ (4) : 이름과 번호를 재확인해야 했다.

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6. 비서의 내방객 응대업무에 대한 설명으로 적절하지 않은 것은?

① 상사의 내방객 업무와 관련하여 상사가 선호하는 내방객응대 방식을 파악해야 한다.
② 상사와 면담을 요청하는 내방객에게 상사가 가능한 일정을 2~3개 먼저 제시하도록 한다.
③ 내방객의 이름, 직책, 소속, 연락처, 용건, 면담 일시, 면담시간, 면담 장소 등의 기본적인 정보는 면담 약속을 정할 때 확인한다.
④ 면담 약속의 취소 시에는 신속하게 연락하고 취소할 수밖에 없는 사유에 대해 솔직하고 자세한 설명과 변명을 하도록한다.

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7. 비서의 인간관계 전략으로 가장 적절하지 않은 것은?

① 상대방의 관심사, 취미 등에 관해 대화를 시작하면서 업무 문제로 대화를 이어간다면 좀 더 부드럽게 업무를 해결할 수 있다.
② 고객과 상담하거나 고객 업무 처리 중에는 긴급한 다른업무가 아니면 고객에게 집중하도록 한다.
③ 정보, 인적 네트워크 등 자신이 나눌 수 있는 것을 함께 공유하고 경조사도 챙겨준다면 인간관계는 더욱 돈독해질 것이다.
④ 대화 시 내가 상대방에게 전해야 하는 내용 위주로 대화를 주도한다면 훨씬 더 우호적이고 신뢰가 가는 인간관계를 구축할 수 있다.

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8. 비서로 입사한 지 3개월이 지난 A비서는 회사의 인원감축으로 인해 업무량이 점점 많아 스트레스를 심하게 느끼고 있다. 다음 중 가장 바람직한 대처 방법은?

① A비서가 먼저 업무 수행 능력과 업무 효율성에 대해 상사에게 평가를 요청한다.
② 상사에게 먼저 현재 상황을 말씀드려 상사가 비서실의 현황을 알 수 있도록 한다.
③ 현재 A비서가 수행하는 업무의 양이 A비서 혼자 감당하기에는 너무 많음을 인사과에 알리고 추가 비서 배치를 요청한다.
④ 비서의 업무는 위임이 불가능하므로 야근이나 주말 근무등을 통해 스스로 해결한다.

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9. 상사의 갑작스런 해외 출장으로 일정을 변경해야 하는 상황이다. 이 경우, 가장 바람직한 일정조정 방법은?

① 상사와 면담이 잡혀 있는 상대방과의 일정을 재조정하기위해 상대방의 다음 주 주간일정표를 요청했다.
② 상대방에게 상사의 다음 일주일 일정을 알려주어 상대방이 가능한 시간을 선택할 수 있도록 하였다.
③ 상대방에게 일정 변경 사유를 정중하게 설명하고 상대방이 먼저 일정을 잡도록 한 후 상사 일정을 상대방 일정에 맞추었다.
④ 일정의 재조정을 위해 상사나 상대방의 가능한 일정 대안을 몇 개 받아서 조정했다.

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10. 비서의 일정관리 업무 수행 자세로 가장 적절한 것은?

① 비서는 상사의 일정을 자주 확인해야 한다.
② 불가피하게 일정이 겹치는 경우, 비서가 업무의 중요도로 판단하여 조정한다.
③ 일정관리 재량권이 있는 비서의 경우 일정을 확정한 후 추후 상사의 승인을 받는다.
④ 상사가 업무에 집중할 수 있는 시간을 갖도록 비슷한 회의는 오전과 오후로 분산시킨다.

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11. 다음 중 비서의 업무 수행이 가장 잘 된 것은?

① 상사가 선호하는 종이 기차 탑승권을 인쇄하여 상사에게 전달하였다.
② 호텔 숙박비 정산은 입실날짜부터 퇴실 날짜까지 포함해 지급한다.
③ 호텔 예약 시 상사가 편안하게 숙박할 수 있는 특급호텔로 선정한다.
④ 렌트카를 예약할 경우, 안전을 대비하여 조금 비싸더라도 좋은 차종으로 한다.

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12. 상사는 A항공사의 마일리지를 적립하고 있다. 상사는 다른 항공사의 비행기를 이용하더라도 마일리지는 A항공사에 적립하기를 원한다. 이 때 이용할 수 있는 항공사의 서비스는 무엇인가?

① 오픈티켓(Open Ticket)
② 환승(Transfer)
③ 경유(Transit)
④ 항공 동맹(Code-Share)

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13. 다음 중 비서의 회의 보좌 업무 수행 방식으로 가장 적절하지 않은 것은?

① 회의 통지서는 적어도 회의 10일 전에 상대방이 받아 볼 수 있도록 하며, 긴급히 개최하는 회의인 경우라도 최소 회의 2~3일 전에는 받아 볼 수 있도록 해야 한다.
② 회의 참석 여부를 사전에 알아야 하는 경우에는 참석 여부를 회신해 줄 것을 통지서에 기입하는데, RSVP는 참석 여부를 알려 달라는 불어 약어이다.
③ 발표회나 설명회와 같이 정보 전달을 목적으로 하는 회의나 주주 총회 등 참석자가 많을 때는 둥근 탁자나 사각 탁자에 둘러앉는 원탁형이나 네모형으로 좌석을 배치하는 것이 적당하다.
④ 회의 통지서는 초안 작성 후 상사의 검토와 승인을 받아 발송하는데, 외부 회의인 경우는 회의 개최측의 담당자와 연락처, 교통편 등을 기입한다.

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14. 다음 중 한자가 잘못 표기된 것은?

① 결혼식 - 축 화혼 : 祝花婚
② 승진시 - 축 승진 : 祝昇進
③ 회갑시 - 축 회갑 : 祝回甲
④ 취임시 - 축 취임 : 祝就任

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15. 다음은 비서가 상사에게 보고하는 대화 내용이다. 이 중 가장 올바른 대화법은?

① “사장님, 오후 2시에 회장님 비서실에서 사장님 돌아오면 바로 오셔달라는 연락을 받았습니다.”
② “사장님, 김 부장께 서류를 직접 주고 이제 막 사무실에 도착했습니다.”
③ “사장님, 제가 기획실장님께 전략 회의 발표 건을 물어보고 알려 드리겠습니다.”
④ “사장님, 회장실에 서류를 두고 오셔서 제가 찾아왔습니다.”

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16. 다음 중 비서가 상사의 지시를 받는 태도로 가장 적절한 것은?

① 업무 지시를 하는 상사의 말을 집중하여 잘 듣고 나와 바로 메모해 둔다.
② 지시를 받는 도중 잘 이해가 안 가면 복창을 하면서 재확인한다.
③ 지시를 받는 도중 상사의 지시 내용을 상세하게 메모한다.
④ 지시를 받으면 바로 일을 시작한다.

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17. 상사의 대·내외 활동을 지원하는 비서의 업무 수행 방식으로 가장 적절하지 않은 것은?

① 비서는 업무상 공·사를 구분하여 상사와 공적으로만 관련된 인사 정보를 수집하여 데이터베이스화 해둔다.
② 비서는 상사와 관련이 있는 주요 인사에 대해서는 되도록 많은 정보를 축적해 둔다.
③ 비서는 상담 차 방문한 고객들의 용건이나 방문 일시 등을 카드 형태로 정리해 둔다.
④ 비서는 상사가 좋아하는 음식의 종류별로 맛집 리스트를 정리해 둔다.

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18. 신입사원인 고혜란 비서는 비서 업무 효율성을 높이기 위해서는 인맥 형성이 중요하다는 조언을 선배들로부터 받았다. 다음 중 고비서가 인적 네트워크를 형성하기 위해 노력하는 방법으로 가장 적절한 것은?

① 회사내 모임에 가입하여 적극적으로 활동하여 타부서 직원 들과의 관계를 돈독히 한다.
② 비서 동호회에 가입하여 다른 조직의 비서들과도 교류하여 모임에 꾸준히 참석할 뿐만 아니라, 우리 회사에 입사지원 예정인 동호회 회원인 지원자에게 채용 기준과 배점 정보를 제공한다.
③ SNS를 이용하여 업무에 도움이 될 수 있는 정보를 습득하고 교류할 뿐만 아니라, 개인 계정을 통해 회사 신제품을 적극적으로 홍보한다.
④ 회사 노조에 가입하여 노조원들의 의견을 상사에게 전달하여 원만한 노사관계가 될 수 있도록 노력한다.

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19. 다음 중 경조사 업무를 수행하는 비서의 자세로 가장 적절하지 않은 것은?

① 신문의 인물 동정란이나 인물 관련 기사를 매일 빠짐없이 확인하고, 사내 게시판 등에 올라오는 경조사도 확인해야 한다.
② 상사와 관련된 경조사가 발생하면 먼저 회사의 경조사 규정을 확인하여 화환이나 부조금을 준비하는 데 참고한다.
③ 상사의 친지나 친구, 자사나 거래처 사람, 그리고 상사의 모임이나 단체 관계자의 사망 소식을 들으면, 즉시 사망 일시, 조문 장소, 발인 시각과 장지, 장례 형식, 상주 성명, 주소, 전화번호 등을 확인하여 상사에게 보고하고 적절한 조치를 하도록 한다.
④ 조문 시 상제에게 위로의 말을 전하면서 사망 경위 등을 자세히 듣는 것이 좋다.

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